Contractarchief met geschiedenis van gebeurtenissen
Ondertekende contracten staan in het archief in uw account op 4b2b-infrastructuur in de EU, samen met het ondertekenbewijs en een geschiedenis van wat er is gedaan. Zo kunt u het verloop aantonen bij interne controle en bij de wettelijke bewaarplicht.
Wat het archief u biedt
Archief in uw account op EU-infrastructuur
De contracten staan in uw account op 4b2b-infrastructuur in de EU. De verwerking van persoonsgegevens volgt de AVG.
Geschiedenis van gebeurtenissen
Aanmaken, versturen, ondertekenen en andere gebeurtenissen bij het contract worden vastgelegd, zodat het verloop achteraf kan worden aangetoond.
Ondertekenbewijs in PDF bij het contract
Ondertekende contracten krijgen een ondertekenbewijs in PDF met tijdstip, IP-adres en SHA-256-vingerafdruk van het document.
Verwijderen en anonimiseren op verzoek
Verwijdering of anonimisering van persoonsgegevens kan op verzoek plaatsvinden, in lijn met de rechten onder de AVG.
Is een contract ondertekend, dan blijft het in uw account staan met het ondertekenbewijs en de geschiedenis. U vindt het terug in het archief en downloadt het als PDF. Hoe lang u het bewaart, bepaalt u zelf op basis van de eisen die voor het type contract gelden.
Voordelen en beperkingen van het contractarchief
Voordelen
- Alle ondertekende contracten in uw account, met ondertekenbewijs in PDF.
- Geschiedenis van gebeurtenissen bij elk contract.
- Gegevens op 4b2b-infrastructuur in de EU.
- Verwijdering of anonimisering van persoonsgegevens op verzoek.
Beperkingen
- Er is geen automatische bewaar- of verwijderingstermijn per contractcategorie; u bepaalt zelf wanneer u een contract laat verwijderen.
- Er zijn geen aparte nalevingsrapporten, bijvoorbeeld voor een functionaris voor gegevensbescherming.
- Interface en ondersteuning zijn beschikbaar in het Nederlands en Engels.
Conclusie
Geschikt voor bedrijven die ondertekende contracten met bewijs en geschiedenis in één account willen bewaren. Minder geschikt als u geautomatiseerde bewaarbeleidsregels of nalevingsrapportage nodig hebt.
Veelgestelde vragen over het contractarchief
Bewaar uw contracten in één archief
Archief in uw account met geschiedenis. Plannen vanaf 1 EUR per maand.