Sopimushallinta vs. Excel ja sähköposti: 4mycontracts.net Suomessa
Moni suomalainen pk-yritys hoitaa sopimuksensa yhä Excel-taulukossa ja sähköpostiketjuissa. Eräpäivä unohtuu. Allekirjoitettu versio katoaa jonnekin postilaatikkoon. 4mycontracts.net kokoaa koko sopimuksen elinkaaren – laadinnasta allekirjoitukseen ja päättymisen seurantaan – yhteen näkymään. Alla näet suoraan, mitä eroa on vanhalla tavalla ja 4mycontracts.netillä.
- Allekirjoitus turvallisella linkillä – allekirjoittajan ei tarvitse luoda tiliä
- SHA-256-sormenjälki ja allekirjoitustodistus PDF-tiedostona
- Yksinkertaista sähköistä allekirjoitusta ei voi hylätä pelkän sähköisen muodon vuoksi (eIDAS 25 art.)
- Tiedot EU:ssa 4b2b-infrastruktuurissa, poisto ja anonymisointi pyynnöstä
| Ominaisuus | Excel & sähköposti | 4mycontracts.net |
|---|---|---|
| Eräpäivien seuranta | Manuaalinen, muistin varassa – eräpäivä unohtuu helposti | Päättymisradari paneelissa – näet sopimukset, jotka päättyvät 30 päivän sisällä |
| Allekirjoitus | Tulostus, skannaus tai liite sähköpostissa | Allekirjoitus turvallisella linkillä – yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, tiliä ei tarvita |
| Versiot | Useita liitetiedostoja eri sähköpostiketjuissa | Yksi ajantasainen versio, muutosehdotukset ja versioiden vertailu |
| Haku ja arkistointi | Kansiorakenteet ja hakusanan arvailu | Keskitetty sopimusarkisto tilillä ja tapahtumahistoria |
Mikä on 4mycontracts
4mycontracts on sopimustenhallintajärjestelmä (Contract Lifecycle Management, CLM) suomalaisille yrityksille. Se kokoaa yhteen tiliin sopimusten laatimisen pohjista, neuvottelun versioiden vertailulla, yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen, tarkistus- ja allekirjoitusprosessin sekä arkiston tapahtumahistorialla – Excel-taulukoiden ja sähköpostiketjujen sijaan. Se kattaa kaikki liiketoiminta-asiakirjat – sopimukset, salassapitosopimukset (NDA), tarjoukset, puitesopimukset ja lisäykset – ja tiedot sijaitsevat 4b2b:n infrastruktuurissa EU:ssa. Verkkosivustolta löytyy myös irtisanomisaikalaskuri. 4mycontracts on eurooppalainen vaihtoehto DocuSignille ja Visma Signille.
- Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus
- Irtisanomisaikalaskuri
- Tiedot EU:ssa
- Tapahtumahistoria
- Vaihtoehto DocuSignille
Mitä voit tehdä 4mycontracts.netillä
Alusta kattaa koko sopimuksen elinkaaren – ilman erillisiä työkaluja:
- Luoda sopimuksia pohjista, joissa on muuttuvia kenttiä, ja tallentaa ne PDF-muodossa
- Allekirjoittaa sähköisesti yksinkertaisella allekirjoituksella (piirretty, kirjoitettu tai kuva) tai ladata ulkopuolella allekirjoitettu PDF
- Lähettää sopimus allekirjoitettavaksi turvallisella linkillä – vastapuoli allekirjoittaa ilman tiliä
- Antaa sopimuksen kulkea tarkistuksen kautta ennen allekirjoitusta, usealla allekirjoittajalla
- Neuvotella käsin: muutosehdotukset tekstilohkoittain ja versioiden vertailu
- Nähdä hallintapaneelissa 30 päivän sisällä umpeutuvat sopimukset – allekirjoittajat saavat muistutuksia
- Arkistoida sopimukset tilillesi tapahtumahistorian kanssa ja poistaa tai anonymisoida ne pyynnöstä
- Käyttää yhtä tiliä kaikkiin 4b2b-sovelluksiin, ilmoitukset 4notifyn kautta
Vahvuudet
- Sopimuspohjat PDF-muotoisella tuloksella – ilman erillisiä työkaluja
- Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus ja allekirjoitustodistus PDF-muodossa – allekirjoittaja ei tarvitse tiliä
- Umpeutumistutka hallintapaneelissa ja muistutukset allekirjoittajille, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet
- Täysin suomenkielinen käyttöliittymä ja tuki
- Tiedot 4b2b:n infrastruktuurissa EU:ssa, jokaisella sopimuksella oma tapahtumahistoria
- Läpinäkyvä hinta pk-yrityksille: alkaen 1 EUR kuukaudessa, 6 kuukauden kokeilujakso
- Osa 4b2b-ekosysteemiä (laskutus, CRM, työajanseuranta) yhdellä tilillä
Rajoitukset
- Vaatii internetyhteyden – ei täysin offline-tilaa allekirjoitukselle ja arkistolle
- Optimoitu Suomen ja EU:n markkinalle – vähemmän sopiva monimutkaisiin EU:n ulkopuolisiin oikeusjärjestelmiin
- Ei erillisiä natiiveja mobiilisovelluksia (toimii responsiivisena verkkosovelluksena)
- Ei integraatioita kolmannen osapuolen sovelluksiin – sovellusekosysteemi on 4b2b:n oma
- Allekirjoitus on yksinkertainen, ei pätevä – pätevää allekirjoitusta vaativiin asiakirjoihin käytät pätevää palveluntarjoajaa ja lataat allekirjoitetun PDF:n
Näin se toimii kolmessa vaiheessa
Uudesta sopimuksesta arkistointiin – samana päivänä:
- Luo sopimus pohjastaAloita sopimuspohjasta, jossa on muuttuvia kenttiä, täytä osapuolten tiedot ja luo sopimus PDF-muodossa.
- Lähetä tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksiSopimus kulkee tarkistuksen kautta, minkä jälkeen lähetät sen turvallisella linkillä yhdelle tai useammalle allekirjoittajalle; vastapuoli allekirjoittaa selaimessa ilman tiliä.
- Seuraa, arkistoi ja saa muistutuksetAllekirjoitettu sopimus pysyy arkistoituna tililläsi täydellä tapahtumahistorialla ja allekirjoitustodistuksella PDF-muodossa; allekirjoittajat, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet, saavat muistutuksia, ja umpeutumistutka näyttää 30 päivän sisällä päättyvät sopimukset.
4mycontracts vs. DocuSign ja Visma Sign
Vertailu kriteereillä, jotka ovat tärkeitä suomalaiselle yritykselle:
| Ominaisuus | 4mycontracts | DocuSign | Visma Sign |
|---|---|---|---|
| Sopimukset pohjista (PDF) | Kyllä, muuttuvilla kentillä | Kyllä (pohjat) | Kyllä |
| Sähköinen allekirjoitus | Yksinkertainen, allekirjoittaja ei tarvitse tiliä | Kyllä | Kyllä |
| Tarkistus ennen allekirjoitusta | Kyllä, usealla allekirjoittajalla | Kyllä (CLM) | Rajattu |
| Umpeutuminen ja muistutukset | Tutka hallintapaneelissa, muistutukset allekirjoittajille | Sähköposti (CLM) | Perusmuistutukset |
| GDPR ja tiedot EU:ssa | Kyllä, EU:ssa | Riippuu palvelinsijainnista ja tilaustasosta | Pohjoismainen isännöinti |
| Koko sopimuksen elinkaari yhdessä työkalussa | Kyllä (pohjat, neuvottelu, allekirjoitus, arkisto) | Pääosin allekirjoitus, CLM erillisenä lisäosana | Pääosin allekirjoitus |
| Aloitushinta | Läpinäkyvä, alkaen 1 EUR kuukaudessa | Korkea CLM:lle | Keskitaso |
| Osa liiketoimintaekosysteemiä | Kyllä (laskutus, CRM, työajanseuranta) | Ei | Osittain |
Suuntaa antava, säännöllisesti päivitettävä vertailu; kolmannen osapuolen alustojen ominaisuudet voivat muuttua.
Katso kaikki sopimustenhallinnan ratkaisutLaske lakisääteinen irtisanomisaika
Selvitä työsopimuslain (55/2001) 6 luvun mukainen irtisanomisaika ja työsuhteen päättymispäivä sekunneissa — ja seuraa sen jälkeen sopimuksiasi ja niiden päättymispäiviä 4mycontracts-palvelun hallintapaneelissa.
Sopimusten ja asiakirjojen hallinta + Sähköinen allekirjoitus
Kattava ratkaisu, joka yhdistää sopimusten ja minkä tahansa liiketoiminta-asiakirjan (salassapitosopimukset, tarjoukset, sopimukset, lisäykset, valtakirjat) laatimisen, allekirjoittamisen ja seurannan yhteen digitalisoituun työnkulkuun, yhdellä tilauksella. Luo sopimukset pohjista, tuota ne PDF-muodossa ja lähetä allekirjoitettavaksi suojatulla linkillä (yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, allekirjoittaja ei tarvitse tiliä) ja seuraa jokaisen sopimuksen tilaa yhdestä paikasta. Neuvottele muutokset tekstilohkoittain versioiden vertailun avulla; hallintapaneelin umpeutumistutka näyttää 30 päivän sisällä umpeutuvat sopimukset, ja allekirjoittajat, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet, saavat muistutuksia. Asiakirjat pysyvät arkistoituina tililläsi täydellä tapahtumahistorialla, ja ne voi pyynnöstä poistaa tai anonymisoida. Vähemmän aikaa hallintoon, enemmän hallintaa liiketoiminnastasi.
Läpinäkyvät hinnat sopimuksillesi
Aloita peruspaketilla ja kasvata sitä sopimusten ja allekirjoitusten määrän kasvaessa. Ei piilokuluja, ei pitkäaikaisia sitoumuksia — vaihda pakettia milloin tahansa.
- 100 sopimusta
- 200 käyttäjää
- 1 yritys
- 500 MB tallennustilaa
- 2 000 sähköpostia/kk
- Rajaton määrä sopimuksia
- Rajaton määrä käyttäjiä
- 1 yritys
- 2 GB tallennustilaa
- 10 000 sähköpostia/kk
Sopimuksesi samalla tilillä kuin muu 4b2b-ekosysteemi
Yksi tili kaikkiin 4b2b-sovelluksiin. Sopimukset lähtevät allekirjoitettaviksi suojatun linkin kautta, ja jokainen versio ja allekirjoitus tallentuu sopimuksen tapahtumahistoriaan. Katso lisätiedot
Kumppaniohjelma
Ansaitse toistuvia palkkioita suosittelemalla 4mycontracts.net-palvelua yrityskumppaneillesi