Von der Prüfung zur Unterschrift — ein klarer Ablauf mit sichtbarem Status für jeden Vertrag
In 4mycontracts.net durchläuft ein Vertrag einen festen Ablauf: Er wird geprüft und dann einem oder mehreren Unterzeichnern zur Unterschrift geschickt. Der Status ist bei jedem Schritt sichtbar, Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, werden erinnert, und jede Aktion wird festgehalten.
Ein Vertragsablauf ohne E-Mail-Ketten
Erst Prüfung, dann Unterschrift
Der Vertrag durchläuft einen Prüfschritt, bevor er zur Unterschrift geht, mit einem Status, der immer zeigt, wo er steht.
Mehrere Unterzeichner
Schicken Sie den Vertrag an mehr als einen Unterzeichner und verfolgen Sie, wer unterschrieben hat.
Erinnerungen
Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, erhalten eine Erinnerung.
Ereignisverlauf
Jeder Schritt — Versand, Prüfung, Unterschrift — wird im Ereignisverlauf des Vertrags festgehalten.
Erzeugen Sie den Vertrag aus einer Vorlage, schicken Sie ihn zur Prüfung und, wenn der Text final ist, zur Unterschrift. Der Status aktualisiert sich, sobald die Beteiligten handeln, und der Ereignisverlauf hält die Spur fest.
Vorteile und Grenzen des Prüf- und Unterschriftsablaufs
Vorteile
- Der ganze Weg von der Prüfung zur Unterschrift läuft an einem Ort.
- Der Status jedes Vertrags ist auf einen Blick sichtbar.
- Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, werden erinnert.
- Der Ereignisverlauf hält jeden Schritt fest.
Grenzen
- Der Ablauf umfasst Prüfung und Unterschrift; mehrstufige interne Freigabeketten (etwa Vorgesetzte, Recht, Finanzen) gibt es nicht.
- Es gibt keine Freigabeschwellen nach Vertragswert und keine Freigabe per Klick aus einer E-Mail.
- Überfällige Schritte werden nicht automatisch eskaliert.
Fazit
Passend, wenn der Prozess aus Prüfung und anschließender Unterschrift besteht. Wer förmliche mehrstufige interne Freigaben braucht, muss sie außerhalb der Plattform abwickeln.
Spezifikationen des Prüf- und Unterschriftsablaufs
| Merkmal | Detail |
|---|---|
| Ablauf | Erst Prüfung, dann Unterschrift |
| Unterzeichner | Mehrere, jeweils über einen sicheren Link |
| Status | Sichtbar zu jedem Vertrag |
| Erinnerungen | An Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben |
| Ereignisverlauf | Ja, zu jedem Vertrag |
| Nicht enthalten | Mehrstufige Freigaben, Wertschwellen, Freigabe per E-Mail, automatische Eskalation |
Prüf- und Unterschriftsablauf im Vergleich zu E-Mail-Ketten
| Funktion | 4mycontracts.net | E-Mail-Ketten |
|---|---|---|
| Sichtbarer Status zu jedem Vertrag | Ja | Schwer zu erkennen |
| Mehrere Unterzeichner an einem Ort verfolgt | Ja | Von Hand weitergeleitet |
| Erinnerungen an alle, die noch nicht unterschrieben haben | Ja | Von Hand |
| Ereignisverlauf | Ja | Verstreut in Postfächern |
| Vertrag und Unterschrift an einem Ort | Ja | Getrennte Werkzeuge |
Häufige Fragen zum Prüf- und Unterschriftsablauf
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