Szerződések átvizsgálási és aláírási folyamata – állapotkövetés a vázlattól az aláírásig
A 4mycontracts.net-en a szerződés meghatározott állapotokon halad végig: vázlat, átvizsgálás, aláírás, aláírt. A panelen látja, hol tart minden szerződés, a még nem aláíróknak emlékeztetőt küldhet, a teljes menetet pedig az eseménytörténet őrzi.
Mindig látszik, hol tart a szerződés
Átvizsgálás az aláírás előtt
A szerződés először átvizsgálási állapotba kerül, ahol a résztvevők átnézhetik a szöveget és módosítást javasolhatnak. Csak ezután indul az aláírás.
Több aláíró
Egy szerződésnek több aláírója lehet, mindegyik biztonságos linken írja alá fiók nélkül. A szerződés akkor lesz aláírt, amikor minden aláíró végzett.
Állapotok a panelen
A panelen egy pillantással látszik minden szerződés állapota: melyik van átvizsgálás alatt, melyik vár aláírásra, melyik van már aláírva.
Emlékeztető a még nem aláíróknak
Ha valaki még nem írt alá, emlékeztetőt küldhet neki. Az emlékeztetők az aláírókhoz mennek, nem külön belső jóváhagyóknak.
Elkészíti a szerződést sablonból, átvizsgálásra küldi, majd a módosítások rendezése után aláírásra indítja. Az aláírók linken írnak alá, a rendszer minden lépést rögzít az eseménytörténetben, és a szerződés aláírt állapotba kerül.
Az átvizsgálási és aláírási folyamat előnyei és korlátai
Előnyök
- Egyértelmű útvonal a vázlattól az aláírásig, a szerződés állapota mindig látható.
- Több aláíró egy szerződésen, fiók nélküli aláírással.
- Emlékeztető a még nem aláíróknak, így nem kell kézzel hajkurászni őket.
- Az eseménytörténet minden lépést rögzít, amíg a szerződés aláírt nem lesz.
Korlátok
- Nincsenek több szinten beállítható belső jóváhagyási útvonalak (pl. jogi → pénzügyi → vezérigazgató), sem értékhatárok vagy automatikus eszkaláció: az átvizsgálás egyetlen lépés az aláírás előtt.
- Az emlékeztetőket az aláírók kapják, belső jóváhagyók nem.
- Az egyszerű elektronikus aláírás nem minősített aláírás.
Összefoglalás
Azoknak a csapatoknak szól, akiknek elég egy áttekinthető átvizsgálási lépés, majd az aláírás, több aláíróval. Aki szabályalapú, többszintű belső jóváhagyási láncot keres, ott nem találja meg.
Gyakori kérdések az átvizsgálási és aláírási folyamatról
Vigye át a szerződéseit egy áttekinthető folyamatba
Átvizsgálás, aláírás és állapotkövetés egy helyen – 6 hónapig ingyen kipróbálhatja.