Szerződésarchívum és eseménytörténet – ki mit tett a szerződéssel és mikor
A 4mycontracts.net a szerződéseket a fiókjában őrzi archívumban, az eseménytörténet pedig rögzíti, ki mit tett velük és mikor. Az aláírt szerződéshez aláírási tanúsítvány PDF készül, az adatok pedig a 4b2b infrastruktúráján, az Európai Unióban tárolódnak.
Egy archívum, amely mindent nyomon követ
Archívum a fiókban
A szerződések, az aláírt példányok és a külön feltöltött aláírt PDF-ek ugyanabban a fiókban maradnak, állapotuk szerint rendezve.
Eseménytörténet
Minden szerződésnél látszik, mi történt vele: létrehozás, módosítási javaslat, aláírás. Így utólag is követhető a szerződés útja.
Aláírási tanúsítvány PDF
Az aláírt szerződéshez „Aláírási tanúsítvány” PDF készül az aláírás adataival: IP-cím és a dokumentum SHA-256 ujjlenyomata.
Törlés és anonimizálás kérésre
Kérésre az adatok törölhetők vagy anonimizálhatók. Az adatok a 4b2b infrastruktúráján, az Európai Unióban tárolódnak.
Az aláírt szerződés a fiókjában marad az archívumban, az eseménytörténettel és az aláírási tanúsítvánnyal együtt. A szerződéseket addig őrzi a rendszer, amíg Ön nem törli őket, vagy nem kéri az adatok törlését vagy anonimizálását.
Az archívum és az eseménytörténet előnyei és korlátai
Előnyök
- Minden szerződés egy archívumban, a fiókhoz kötve.
- Az eseménytörténet megmutatja, ki mit tett a szerződéssel és mikor.
- Az aláírási tanúsítvány PDF az aláírás adatait (IP-cím, SHA-256 ujjlenyomat) rögzíti.
- Törlés vagy anonimizálás kérésre; az adatok a 4b2b EU-s infrastruktúráján vannak.
Korlátok
- A megőrzési határidőket nem kezeli automatikusan a rendszer: a szerződések addig maradnak a fiókban, amíg Ön nem törli őket vagy nem kéri a törlésüket, a jogszabályi megőrzési időt Önnek kell követnie.
- Nincs külön megfelelőségi jelentés, és az archívum nem jár szabványokhoz kötött archiválási minősítéssel.
- Az eseménytörténet és a tanúsítvány a platformon belül keletkezett adatokat mutatja, a bizonyító erő megítélése a bíróságra tartozik.
Összefoglalás
Jó, ha a szerződéseit egy helyen, az eseménytörténettel és az aláírási tanúsítvánnyal együtt akarja őrizni. Aki automatikus megőrzési szabályokat vagy külön megfelelőségi jelentéseket vár, ezt itt nem találja meg.
Gyakori kérdések az archívumról és az eseménytörténetről
Őrizze egy helyen a szerződéseit és a történetüket
Archívum, eseménytörténet és aláírási tanúsítvány – 6 hónapig ingyen kipróbálhatja.