Cum arhivez contractele digital?

Răspuns scurt

1. 1Accesezi 4mycontracts.net și deschizi arhiva din contul tău.
2. 2Încarci contractul semnat (PDF) sau îl găsești direct în cont, dacă a fost semnat prin platformă.
3. 3Completezi datele contractului: tip, părți, dată de sfârșit.
4. 4Istoricul de evenimente al contractului se păstrează în cont.
5. 5Verifici data de sfârșit introdusă, pe care se bazează radarul de expirare.

Ce spune legislația

• Legea nr. 135/2007 privind arhivarea electronică — impune păstrarea documentelor în format electronic cu semnătură valabilă.
• Regulamentul eIDAS (UE) 910/2014 — recunoaște valoarea juridică a semnăturii electronice calificate.
• GDPR (Regulamentul UE 679/2016) — accesul la arhivă trebuie restricționat și logat (art. 32).
• Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale — stabilește termene minime de păstrare per tip de document.
• Codul Civil art. 1240 — contractele în formă scrisă pot fi probate prin copii electronice certificate.

Exemple practice

• Contract de prestări servicii IT (5 ani retenție) arhivat în contul companiei, cu istoricul de evenimente.
• Acord de confidențialitate cu freelancer extern — arhivat imediat după semnare, cu data de sfârșit introdusă pentru radarul de expirare (1 an).
• Contract colectiv de muncă — arhivat cu versiunile anterioare păstrate și acces audit complet pentru ITM.
• Contract de furnizare SaaS cu clauze SLA — arhivat cu data de sfârșit introdusă, pentru reînnoire la 12 luni.

Greșeli frecvente

• Arhivare fără metadate completate — contractul devine de negăsit la audit sau litigiu.
• Lipsa setării datei de expirare — contractele expirate rămân în arhivă fără să apară în radarul de expirare.
• Acces nerestricționat la arhivă — orice angajat poate vizualiza contracte confidențiale (risc GDPR).
• Arhivarea versiunii nefinale — se stochează draft-ul, nu documentul semnat cu forță juridică.

Cum te ajută 4mycontracts

• Arhivă în contul tău, cu istoricul de evenimente al fiecărui contract.
• Radar de expirare în panou: vezi contractele care expiră în 30 de zile.
• Certificat de semnături în PDF, păstrat împreună cu contractul semnat.
• Negociere pe blocuri de text, cu comparare de versiuni între variante.
• Ștergere sau anonimizare a datelor personale la cerere.