Archivage des contrats et historique des événements
Vos contrats signés restent dans l'archive de votre compte, avec l'historique de leurs événements et le certificat de signatures en PDF. Les données sont hébergées sur l'infrastructure 4b2b, dans l'Union européenne.
Conserver vos contrats et retrouver leur histoire
Archive dans votre compte
Les contrats, signés ou non, sont conservés dans votre compte, avec leur statut. Un contrat signé hors de la plateforme peut y être déposé en PDF signé.
Historique des événements
Création, envoi, signatures, changements de statut : chaque événement est consigné avec sa date, pour retracer la vie du contrat.
Certificat de signatures en PDF
À la signature, un certificat au format PDF est généré, avec l'adresse IP et l'empreinte SHA-256 associées à chaque signature.
Données hébergées dans l'UE
Les données sont hébergées sur l'infrastructure 4b2b, située dans l'Union européenne.
Suppression ou anonymisation sur demande
Vous pouvez demander la suppression ou l'anonymisation de vos données.
À la signature, le contrat signé et son certificat de signatures en PDF rejoignent votre archive. L'historique des événements reste consultable sur chaque contrat, et vous pouvez demander la suppression ou l'anonymisation de vos données.
Avantages et limites de l'archivage
Avantages
- Une archive unique dans votre compte, où retrouver chaque contrat avec son statut.
- Un historique des événements pour savoir qui a fait quoi et quand.
- Un certificat de signatures en PDF avec adresse IP et empreinte SHA-256.
- Des données hébergées dans l'UE, avec suppression ou anonymisation sur demande.
Limites
- Il n'y a pas de politique de conservation automatique : les durées de conservation, vous les suivez vous-même.
- Ce n'est pas un système d'archivage à valeur probante certifié : la valeur de preuve d'un document est appréciée par le juge.
- Pas de rapports ni d'outils de conformité dédiés, par exemple pour un délégué à la protection des données.
En résumé
Un bon réflexe pour garder ses contrats et leur historique au même endroit. Les durées de conservation et les obligations réglementaires de votre secteur restent à suivre par vos soins, avec votre juriste ou votre expert-comptable.
Questions fréquentes sur l'archivage
Gardez vos contrats et leur historique au même endroit
Créez votre archive en y déposant votre premier contrat.