Arhivă de contracte cu istoric de evenimente — tot ce ține de un contract, într-un singur loc
4mycontracts.net ține contractele într-o arhivă din contul tău, cu un istoric de evenimente pentru fiecare și un certificat de semnături pentru documentele semnate. Datele sunt găzduite pe infrastructura 4b2b din UE, iar ștergerea sau anonimizarea se pot cere.
Contractul și urma lui, împreună
Arhivă în contul tău
Contractele semnate și nesemnate rămân în cont, cu statusul și termenul lor de expirare.
Istoric de evenimente
Fiecare acțiune asupra unui contract este înregistrată, ca să vezi ce s-a întâmplat și când.
Certificat de semnături
Pentru contractele semnate, un certificat PDF listează semnăturile, cu adresa IP și amprenta SHA-256 a documentului.
Ștergere la cerere
Datele pot fi șterse sau anonimizate la cerere.
Găzduire în UE
Datele sunt găzduite pe infrastructura 4b2b din UE.
Contractele rămân în cont de la prima schiță până la versiunea semnată. Fiecare acțiune adaugă o intrare în istoricul de evenimente, iar documentele semnate primesc un certificat de semnături.
Avantaje și limitări ale arhivei
Avantaje
- Contractul, statusul și istoricul lui sunt păstrate împreună, într-un singur cont.
- Certificatul de semnături documentează cine a semnat, cu adresa IP și amprenta SHA-256.
- Ștergerea sau anonimizarea datelor este disponibilă la cerere.
- Datele sunt găzduite pe infrastructura 4b2b din UE.
Limitări
- Platforma nu aplică reguli automate de retenție sau ștergere pe categorii de contracte; tu decizi ce păstrezi.
- Obligațiile legale de arhivare și păstrare rămân în sarcina firmei.
- Nu se generează rapoarte de conformitate pentru un responsabil cu protecția datelor.
- Istoricul și certificatul documentează ce s-a întâmplat în platformă; nu înlocuiesc propria ta evaluare juridică.
Verdict scurt
O arhivă practică pentru firmele care vor contractele, semnăturile și istoricul într-un singur cont. Calendarele de retenție și raportarea de conformitate rămân în sarcina firmei.
Specificații arhivă
| Caracteristică | Detaliu |
|---|---|
| Arhivă | În contul tău, cu status și termen de expirare |
| Istoric de evenimente | Da, pentru fiecare contract |
| Certificat de semnături | PDF cu semnăturile, adresa IP și amprenta SHA-256 |
| Ștergere | La cerere (ștergere sau anonimizare) |
| Găzduirea datelor | Infrastructura 4b2b din UE |
| Nu oferim | Politici automate de retenție, rapoarte de conformitate pentru un responsabil cu protecția datelor |
Arhiva din 4mycontracts.net vs. foldere partajate
| Capabilitate | 4mycontracts.net | Foldere partajate |
|---|---|---|
| Contract, status și istoric împreună | Da | Împrăștiate prin foldere și e-mailuri |
| Certificat de semnături cu IP și SHA-256 | Da | Nu |
| Imagine de ansamblu a contractelor care expiră | Da | Manual |
| Ștergere sau anonimizare la cerere | Da | Fișier cu fișier, manual |
| Date găzduite în UE | Da | Depinde de locul unde sunt folderele |
Întrebări frecvente despre arhivă
Păstrează contractele și istoricul lor împreună
Arhivă, istoric de evenimente și certificat de semnături într-un singur cont. Probă de 6 luni.