Vertragsarchiv mit Ereignisverlauf — alles zu einem Vertrag an einem Ort
4mycontracts.net führt Ihre Verträge in einem Archiv in Ihrem Konto, mit einem Ereignisverlauf zu jedem Vertrag und einem Signaturzertifikat für signierte Dokumente. Die Daten liegen auf 4b2b-Infrastruktur in der EU, und Sie können Löschung oder Anonymisierung beantragen.
Ein Vertrag und seine Spur, zusammen
Archiv in Ihrem Konto
Signierte und unsignierte Verträge bleiben in Ihrem Konto, mit Status und Ablaufdatum.
Ereignisverlauf
Jede Aktion an einem Vertrag wird festgehalten, sodass Sie sehen, was wann geschehen ist.
Signaturzertifikat
Bei signierten Verträgen listet ein PDF-Zertifikat die Signaturen mit IP-Adresse und SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments auf.
Löschung auf Anfrage
Daten können auf Anfrage gelöscht oder anonymisiert werden.
Hosting in der EU
Die Daten liegen auf 4b2b-Infrastruktur in der EU.
Verträge bleiben von der ersten Fassung bis zur signierten Version in Ihrem Konto. Jede Aktion ergänzt den Ereignisverlauf, und signierte Dokumente erhalten ein Signaturzertifikat.
Vorteile und Grenzen des Archivs
Vorteile
- Vertrag, Status und Verlauf bleiben zusammen in einem Konto.
- Das Signaturzertifikat dokumentiert, wer unterschrieben hat, mit IP-Adresse und SHA-256-Fingerabdruck.
- Löschung oder Anonymisierung der Daten ist auf Anfrage möglich.
- Die Daten liegen auf 4b2b-Infrastruktur in der EU.
Grenzen
- Die Plattform wendet keine automatischen Aufbewahrungs- oder Löschregeln je Vertragskategorie an; Sie entscheiden, was Sie aufbewahren.
- Gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten (etwa nach HGB und Abgabenordnung) bleiben Sache des Unternehmens.
- Es werden keine Compliance-Berichte für eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten erzeugt.
- Verlauf und Zertifikat dokumentieren, was in der Plattform geschehen ist; sie ersetzen nicht Ihre eigene rechtliche Bewertung.
Fazit
Ein praktisches Archiv für Unternehmen, die Verträge, Unterschriften und Verlauf in einem Konto haben möchten. Aufbewahrungsfristen und Compliance-Berichte muss das Unternehmen selbst abdecken.
Spezifikationen des Archivs
| Merkmal | Detail |
|---|---|
| Archiv | In Ihrem Konto, mit Status und Ablaufdatum |
| Ereignisverlauf | Ja, zu jedem Vertrag |
| Signaturzertifikat | PDF mit Signaturen, IP-Adresse und SHA-256-Fingerabdruck |
| Löschung | Auf Anfrage (Löschung oder Anonymisierung) |
| Datenhaltung | 4b2b-Infrastruktur in der EU |
| Nicht enthalten | Automatische Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Berichte für Datenschutzbeauftragte |
Archiv in 4mycontracts.net im Vergleich zu Netzlaufwerken
| Funktion | 4mycontracts.net | Gemeinsame Ordner |
|---|---|---|
| Vertrag, Status und Verlauf zusammen | Ja | Verstreut auf Ordner und E-Mails |
| Signaturzertifikat mit IP-Adresse und SHA-256 | Ja | Nein |
| Überblick über bald auslaufende Verträge | Ja | Von Hand |
| Löschung oder Anonymisierung auf Anfrage | Ja | Datei für Datei, von Hand |
| Daten in der EU gehostet | Ja | Hängt vom Speicherort der Ordner ab |
Häufige Fragen zum Archiv
Halten Sie Ihre Verträge und deren Verlauf zusammen
Archiv, Ereignisverlauf und Signaturzertifikat in einem Konto. 6 Monate Testzeit.