Freigabe-Workflows für Verträge — konfigurierbar, geräteunabhängig genehmigen
4mycontracts.net ersetzt die E-Mail-Kette durch konfigurierbare Freigabe-Workflows: wer genehmigt, in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen. Jeder Freigeber erhält eine Benachrichtigung, genehmigt mit einem Klick, und die vollständige Historie bleibt am Vertrag.
Freigaben im Geschäftstempo
Mehrstufige Freigabe-Routen
Konfigurieren Sie die Reihenfolge der Freigeber: Rechtsabteilung → kaufmännische Leitung → Geschäftsführung. Jede Stufe aktiviert sich automatisch nach der vorigen Freigabe.
Parallele und sequenzielle Freigabe
Manche Freigeber arbeiten gleichzeitig (z. B. Recht und Finanzen parallel), andere nacheinander. Beides lässt sich im selben Vertrags-Workflow kombinieren.
Bedingungen und Verzweigungen
Der Vertragswert bestimmt die Route: unter 50.000 € zur Leitung, darüber zu Geschäftsführung + Beirat. Regeln werden visuell konfiguriert, ohne Code.
Vertretung und Eskalation
Der zugewiesene Freigeber benennt bei Abwesenheit eine Vertretung; das System leitet aktive Verträge automatisch um. Reagiert niemand fristgerecht, eskaliert der Vertrag an die Führungskraft.
Konfigurieren Sie den Workflow einmal je Vertragsart (oder je Abteilung). Für jeden neuen Vertrag dieser Art startet der Workflow automatisch und verfolgt den Status in Echtzeit — ohne manuelles E-Mail-Versenden.
Vorteile und Grenzen der Freigabe-Workflows
Vorteile
- Ersetzt fragile E-Mail-Ketten durch auditierbares, konfigurierbares Routing — kein Vertrag umgeht den richtigen Freigeber.
- Sequenzielles, paralleles und gemischtes Routing sowie wertabhängige Verzweigung, visuell ohne Code konfiguriert.
- Genehmigen oder ablehnen mit einem Klick aus der Benachrichtigungs-E-Mail — ohne Login.
- Automatische Eskalation bei Zeitüberschreitung hält Freigaben im Geschäftstempo.
- Vertretungsregelung leitet Verträge bei Abwesenheit eines Freigebers automatisch um.
- Jeder Freigabeschritt wird im Audit-Trail mit Nutzer und Zeitstempel protokolliert.
Grenzen
- Sehr verschachtelte, tief verzweigte Freigabelogik kann eine Einrichtungssitzung zur korrekten Modellierung erfordern.
- Die Ein-Klick-Freigabe per E-Mail setzt voraus, dass der Freigeber die Benachrichtigung erhält und ihr vertraut.
- Keine dedizierte native Mobil-App — Freigaben laufen über responsives Web und Push.
- Oberfläche und Support auf Deutsch und Englisch.
Fazit
Eine starke Wahl für Organisationen mit mehrstufigen Vertragsfreigaben über Abteilungen hinweg. Weniger nötig für sehr kleine Teams, in denen eine Person alles freigibt.
Häufige Fragen zu Freigabe-Workflows
Konfigurieren Sie Ihren ersten Freigabe-Workflow in unter 10 Minuten
Kein Code, keine IT. Konfiguration per Drag & Drop, automatische Benachrichtigungen inklusive.