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Häufig gestellte Fragen
Antworten zum Vertragsmanagement: elektronische eIDAS-Signatur, KI-Erstellung, Vorlagen, Freigabe-Workflows, Verlängerungen, Sicherheit und Integrationen.
Onboarding und Abonnements
Was brauche ich zum Start?
Nur ein Konto und Ihre Vertragsvorlagen (oder Sie starten mit den in der Plattform enthaltenen). Wir importieren Ihre bestehenden Modelle, konfigurieren Ihre Freigabe-Workflows und verbinden Ihre Unterzeichner. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess.
Ist die elektronische Signatur im Abo enthalten?
Ja. Alle Tarife enthalten die elektronische eIDAS-Signatur ohne Kosten pro Signatur. Sie zahlen nichts extra pro zur Signatur gesendetem Vertrag oder pro Anzahl der Unterzeichner.
Kann ich von einem Tarif auf einen anderen upgraden?
Ja, jederzeit. Der Restwert Ihres aktuellen Abos wird automatisch auf den neuen Tarif angerechnet, taggenau anteilig.
Habe ich dedizierten Support bei der Einrichtung?
Ja. Die Plattform bietet einen festen Ansprechpartner fürs Onboarding, dazu In-App-Chat, Direkt-Upload von Dokumenten in der Konversation und vollständiger Verlauf. Antwortgarantie 24 h Arbeitstag.
Wie verwalte ich mehrere Teams oder Abteilungen?
Über ein zentrales Konto, mit getrennten Arbeitsbereichen und rollenbasierten Berechtigungen. Jede Abteilung kann eigene Vorlagen und Freigabe-Workflows unter derselben Organisation haben.
Welche Zahlungsarten sind möglich?
Karte (Visa, Mastercard) oder Banküberweisung gegen Proforma. Monatlich oder jährlich (Jahresrabatt). Automatische Verlängerung für unterbrechungsfreien Service.
Elektronische Signatur und Compliance
Ist die elektronische Signatur rechtsgültig?
Ja. Wir verwenden die elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014, anerkannt in allen EU-Mitgliedstaaten. Wir bieten je nach Tarif fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen.
Was ist der Unterschied zwischen fortgeschrittener und qualifizierter Signatur?
Eine fortgeschrittene Signatur (AdES) identifiziert den Unterzeichner und erkennt spätere Änderungen. Eine qualifizierte (QES) nutzt ein Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und hat dieselbe Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie wählen das passende Niveau je Vertragsart.
Hat jeder Vertrag einen Audit-Trail?
Ja. Für jeden Vertrag führen wir einen vollständigen Audit-Trail: wer ihn angesehen hat, wer signiert hat, wann und von welchem Gerät, dazu Zeitstempel und Dokument-Fingerabdruck. Der Nachweis ist dem signierten Vertrag beigefügt.
Braucht die Gegenpartei ein Konto zum Signieren?
Nein. Sie senden einen Signatur-Link per E-Mail und die Gegenpartei signiert direkt im Browser, ohne Konto und ohne Installation. Der Ablauf ist Schritt für Schritt geführt und funktioniert auf Desktop und Mobil.
Kann ich bestehende PDF-Dokumente signieren?
Ja. Laden Sie das PDF hoch, platzieren Sie Signatur-, Datums- und Initialfelder für jeden Unterzeichner und senden Sie es zur Signatur. Es funktioniert sowohl für in der Plattform erstellte Verträge als auch für externe Dokumente.
Sind signierte Dokumente manipulationssicher?
Ja. Nach der Signatur wird das Dokument kryptografisch versiegelt; jede spätere Änderung macht die Signatur ungültig und ist bei der Prüfung sichtbar. Die endgültige Version bleibt unveränderlich im Archiv.
Kann ich die Signaturreihenfolge mehrerer Unterzeichner festlegen?
Ja. Sie können sequenzielles Signieren (in festgelegter Reihenfolge) oder paralleles Signieren (alle gleichzeitig) konfigurieren, mit automatischen Erinnerungen für Nachzügler und einer Benachrichtigung, wenn der Vertrag vollständig signiert ist.
Was passiert, wenn ein Unterzeichner ablehnt oder nicht reagiert?
Sie können automatische Erinnerungen senden, den Unterzeichner neu zuweisen oder den Vorgang abbrechen. Jede Aktion wird im Audit-Trail erfasst, und der Vertrag bleibt im Status „ausstehend", bis er abgeschlossen oder abgebrochen wird.
KI-Erstellung, Vorlagen und Workflows
Wie funktioniert die KI-gestützte Erstellung?
Ausgehend von einer Vorlage oder einer Beschreibung in natürlicher Sprache erzeugt die KI Klauseln, passt sie an Ihren Kontext an und markiert riskante oder fehlende Bedingungen. Sie prüfen und bearbeiten alles vor dem Versand — die endgültige Entscheidung bleibt bei Ihrem Rechtsteam.
Kann ich eigene Vertragsvorlagen verwenden?
Ja. Laden Sie Ihre eigenen Modelle mit variablen Feldern (Parteien, Beträge, Fristen) hoch und verwenden Sie sie für jeden neuen Vertrag wieder. Die Vorlagenbibliothek wird im Team geteilt, mit Versionen und Freigaben.
Wie richte ich einen Freigabe-Workflow ein?
Sie definieren die Freigabeschritte (z. B. Manager → Recht → CFO), die Wertgrenzen, die zusätzliche Freigaben auslösen, und wer signieren darf. Der Vertrag rückt automatisch von einem Schritt zum nächsten vor, mit Benachrichtigungen und Fristen.
Archiv, Sicherheit und Integrationen
Wo und wie lange werden meine Verträge archiviert?
Sicheres Digital-Archiv auf eigener Infrastruktur (Hetzner, Rechenzentrum Helsinki). Verträge bleiben für die Abo-Laufzeit plus 5 Jahre zugänglich, mit konfigurierbarer Aufbewahrung für Ihre Anforderungen, Verschlüsselung und DSGVO-Konformität.
Wie werden Daten geschützt und wer hat Zugriff?
Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt, mit rollenbasierter Zugriffskontrolle und Berechtigungen auf Arbeitsbereichs- und Vertragsebene. Jeder Zugriff wird protokolliert, und Sie entscheiden, wer jedes Dokument ansehen, bearbeiten oder signieren darf.
Gibt es ein Empfehlungsprogramm?
Ja. Affiliate-Programm mit einzigartigem Code. Sie verdienen monatliche wiederkehrende Provisionen (15 % vom Abo des Eingeladenen, über die Abo-Laufzeit) für jeden neuen Kunden, der 4mycontracts.net auf Ihre Empfehlung wählt.