Domande-frequenti
Domande frequenti
Risposte sulla gestione dei contratti: firma elettronica eIDAS, redazione AI, modelli, flussi di approvazione, rinnovi, sicurezza e integrazioni.
Onboarding e abbonamenti
Cosa serve per iniziare?
Solo un account e i tuoi modelli di contratto (o parti da quelli inclusi nella piattaforma). Importiamo i tuoi modelli esistenti, configuriamo i flussi di approvazione e colleghiamo i firmatari. Il nostro team ti accompagna in tutto il processo.
La firma elettronica è inclusa nell'abbonamento?
Sì. Tutti i piani includono la firma elettronica eIDAS senza commissioni per firma. Nessun costo aggiuntivo per contratto inviato alla firma o per numero di firmatari.
Posso passare da un piano a un altro?
Sì, in qualsiasi momento. Il valore residuo del tuo abbonamento attuale viene automaticamente accreditato sul nuovo piano, calcolato pro rata sui giorni.
Avrò un supporto dedicato alla configurazione?
Sì. La piattaforma include un referente dedicato per l'onboarding, oltre a chat in-app, upload diretto dei documenti in conversazione e cronologia completa. SLA 24h lavorative.
Come gestisco più team o reparti?
Tutto da un account centralizzato, con spazi di lavoro separati e permessi basati sui ruoli. Ogni reparto può avere i propri modelli e flussi di approvazione all'interno della stessa organizzazione.
Quali metodi di pagamento accettate?
Carta (Visa, Mastercard) o bonifico contro proforma. Fatturazione mensile o annuale (sconto sull'annuale). Rinnovo automatico per continuità del servizio.
Firma elettronica e conformità
La firma elettronica è giuridicamente valida?
Sì. Usiamo la firma elettronica secondo il Regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014, riconosciuta in tutti gli Stati membri dell'UE. Offriamo firme avanzate e qualificate, a seconda del piano.
Qual è la differenza tra firma avanzata e qualificata?
La firma avanzata (AdES) identifica il firmatario e rileva modifiche successive. Quella qualificata (QES) usa un certificato di un prestatore di servizi fiduciari e ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Scegli il livello giusto per tipo di contratto.
Ogni contratto ha un audit trail?
Sì. Per ogni contratto manteniamo un audit trail completo: chi lo ha visualizzato, chi ha firmato, quando e da quale dispositivo, più marca temporale e impronta del documento. La prova è allegata al contratto firmato.
La controparte ha bisogno di un account per firmare?
No. Invii un link di firma via e-mail e la controparte firma direttamente nel browser, senza account e senza installazione. Il percorso è guidato passo dopo passo e funziona su desktop e mobile.
Posso firmare documenti PDF già esistenti?
Sì. Carichi il PDF, posizioni i campi di firma, data e iniziali per ciascun firmatario e lo invii alla firma. Funziona sia per i contratti redatti nella piattaforma sia per i documenti esterni.
I documenti firmati sono protetti dalle modifiche?
Sì. Dopo la firma il documento è sigillato crittograficamente; qualsiasi modifica successiva invalida la firma ed è visibile alla verifica. La versione finale rimane immutabile nell'archivio.
Posso impostare l'ordine di firma tra più firmatari?
Sì. Puoi configurare la firma sequenziale (in un ordine prestabilito) o parallela (tutti insieme), con promemoria automatici per i ritardatari e una notifica quando il contratto è completamente firmato.
Cosa succede se un firmatario rifiuta o non risponde?
Puoi inviare promemoria automatici, riassegnare il firmatario o annullare il processo. Ogni azione è registrata nell'audit trail e il contratto resta in stato «in attesa» fino al completamento o all'annullamento.
Redazione AI, modelli e flussi
Come funziona la redazione assistita da AI?
Partendo da un modello o da una descrizione in linguaggio naturale, l'AI genera clausole, le adatta al tuo contesto e segnala termini rischiosi o mancanti. Verifichi e modifichi tutto prima dell'invio — la decisione finale resta al tuo team legale.
Posso usare i miei modelli di contratto?
Sì. Carichi i tuoi modelli con campi variabili (parti, importi, scadenze) e li riutilizzi per ogni nuovo contratto. La libreria di modelli è condivisa nel team, con versioni e approvazioni.
Come imposto un flusso di approvazione?
Definisci i passaggi di approvazione (es. manager → legale → CFO), le soglie di valore che attivano approvazioni aggiuntive e chi può firmare. Il contratto avanza automaticamente da un passaggio al successivo, con notifiche e scadenze.
Archivio, sicurezza e integrazioni
Dove e per quanto tempo sono archiviati i miei contratti?
Archivio digitale sicuro su infrastruttura propria (Hetzner, datacenter Helsinki). I contratti restano accessibili per la durata dell'abbonamento più 5 anni dopo, con retention configurabile per le tue esigenze, crittografia e conformità GDPR.
Come sono protetti i dati e chi ha accesso?
I dati sono crittografati in transito e a riposo, con controllo degli accessi basato sui ruoli e permessi a livello di spazio di lavoro e di contratto. Ogni accesso è registrato e tu decidi chi può visualizzare, modificare o firmare ciascun documento.
C’è un programma di affiliazione?
Sì. Programma di affiliazione con codice unico. Guadagni commissioni mensili ricorrenti (15 % dell'abbonamento del nuovo cliente, per la durata dell'abbonamento) per ogni nuovo cliente che sceglie 4mycontracts.net su tua raccomandazione.