Conservazione a norma AgID dei contratti, con audit trail e regole GDPR automatiche
I contratti firmati restano opponibili negli anni: 4mycontracts.net li conserva a norma secondo le linee guida AgID, in cloud cifrato (AES-256) con accessi per ruolo e azienda. Audit trail immutabile, politiche di retention GDPR automatiche e report di conformità pronti per il controllo interno o l'ispezione del Garante.
Un archivio che ti protegge — giuridicamente e tecnicamente
Archiviazione cifrata AES-256
Ogni documento è cifrato a riposo (AES-256) e in transito. I server sono ubicati nell'UE e l'accesso fisico all'infrastruttura è limitato e tracciato.
Conservazione a norma (AgID)
I contratti firmati sono conservati a norma secondo le linee guida AgID, con marca temporale e pacchetto di archiviazione, così mantengono pieno valore legale nel tempo.
Controllo degli accessi per ruolo (RBAC)
Admin, Responsabile contratti, Redattore, Approvatore, Osservatore — ogni ruolo vede e può modificare solo ciò che gli è consentito. L'accesso ai contratti riservati si configura per documento.
Audit trail immutabile
Ogni azione (visualizzazione, download, modifica, approvazione, firma, cancellazione) è registrata con utente, indirizzo IP, marca temporale e motivo — impossibile da cancellare a posteriori.
Politiche di retention GDPR automatiche
Definisci i periodi di conservazione per categoria di contratto. Alla scadenza, il sistema anonimizza i dati personali o archivia il documento secondo la politica configurata.
Report di conformità
Generi all'istante un report completo degli accessi per un contratto o un periodo. Pronto per DPO, audit interno o ispezione del Garante per la protezione dei dati personali.
Ogni contratto caricato su 4mycontracts.net viene immediatamente cifrato, indicizzato, conservato a norma e protetto dai permessi configurati per la tua azienda. Niente da configurare a mano — le politiche GDPR si applicano automaticamente per categoria di contratto.
Vantaggi e limiti di archivio e conformità
Vantaggi
- Cifratura AES-256 a riposo e in transito, su server ubicati nell'UE, con accesso fisico limitato e tracciato.
- Conservazione a norma secondo le linee guida AgID, con marca temporale — i contratti mantengono valore legale nel tempo.
- Controllo granulare degli accessi per ruolo (RBAC), fino alla riservatezza per singolo documento.
- Audit trail immutabile che registra ogni visualizzazione, download, modifica, firma e cancellazione — impossibile da cancellare a posteriori.
- Politiche di retention GDPR automatiche per categoria, con anonimizzazione alla scadenza.
- Report di conformità con un clic, pronti per DPO, audit interno o ispezione del Garante.
Limiti
- I dati sono conservati esclusivamente nell'UE — non adatto se la tua policy impone una regione specifica extra-UE.
- RBAC avanzato e politiche di retention beneficiano di una revisione iniziale della configurazione per organizzazioni complesse.
- L'ambito di conformità riguarda GDPR / quadri UE; i quadri settoriali extra-UE possono richiedere una mappatura separata.
- Interfaccia di amministrazione e supporto disponibili solo in italiano e inglese.
In breve
La scelta giusta per aziende IT/UE che devono dimostrare una gestione dei contratti conforme al GDPR e superare un audit. Meno adatta a organizzazioni obbligate a conservare i dati in una giurisdizione specifica extra-UE.
Domande frequenti su archivio e conformità
Archivio contratti conforme al GDPR, senza sforzo di configurazione
Cifratura, conservazione a norma, audit trail e politiche di retention automatiche incluse in tutti i piani.